L’ECM, vers une agilité du secteur financier

L’ECM (Enterprise Content Management) et la gestion de l’information en interne sont des sujets stratégiques pour les entreprises et ses acteurs.

Afin de gagner en compétitivité et en qualité de service de la part du personnel d’une entreprise, une bonne gouvernance de l’information notamment dans l’immense secteur de la finance est un point central. Cela, les grands acteurs l’ont bien compris car ils utilisent de très grands volumes d’information.

Quel serait l’objectif ici? Mettre en place des processus de gestion intelligents et automatiser de nombreuses tâches leur permettant de mener à bien leurs opérations courantes et ce, rapidement.

Alors que les concepts se bousculent aux portes du secteur financier, quelle serait la place de l’ECM aujourd’hui? Cet outil qui mêle dématérialisation et gestion de l’information intelligente, peut-il répondre aux enjeux métiers des professionnels de la finance?

Rappel: Définition et fonctionnement de l’ECM

L’Enterprise Content Management ou la gestion de contenu d’entreprise vise à optimiser le cycle de vie de l’information, à automatiser les workflows et assurer une gouvernance de contenu. Alors que la mise en place d’une solution GED ne contient pas forcément d’ECM, le contraire inclut nécessaire de la GED. En cela, l’ECM se résume à six actions:

La capture d’information: Cela avec un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères), le contenu peut provenir de sources multiples: documents papiers, e-mails, fax, documents électroniques (Word, Excel, PDF…Etc.)
La Gestion documentaire: la solution ECM va s’appuyer sur des fonctionnalités de gestion documentaire classique et proposer des outils de contrôle et de gestion.
L’accès utilisateurs: Via une interface interne à l’entreprise (portail), l’ECM va proposer aux utilisateurs un accès sécurisé aux contenus
Stockage de données: l’ECM va permettre de stocker et archiver tous les contenus sur le long terme de manière efficace et invisible tout en accordant une recherche simple et rapide pour les utilisateurs.
L’automatisation: va s’appuyer sur des workflows pour identifier les ralentissements et permettre aux salariés de travailler efficacement.
L’analyse de données et reportings prédictifs: les fonctionnalités de reportings avancés sont au coeur de ce système et permettent notamment d’identifier les doublons, contenus à supprimer ou à modifier et bien plus. A cela, vont se mettre en places des tendances prévisionnelles via des logiciels de Business Inteligence et créer des schémas d’analyses prédictives.

En somme, cette gestion de contenu va non seulement aider à l’organisation de documents dématérialisés mais va également permettre la recherche de ces documents grâce aux informations qu’ils contiennent.

L’ECM va ouvrir les portes d’une base de connaissance pour les salariés qui l’utilisent. En effet, ces derniers pourront en posant une question à l’ECM comme dans un moteur de recherche, trouver une information exploitée par l’entreprise.

Notons qu’il y a trois types de recherches possibles dans l’ECM de possibles:

Full Text: La recherche se fait de la même façon qu’un moteur de recherche Google sur un terme, un groupe de mots spécifiques contenus dans certains documents.
Arborescence: Il s’agit là de la recherche classique de la GED par simples mots-clés.
Favoris: Il est fort probable qu’il y a des dossiers qui soient en tendance d’utilisation chez certains salariés. A cela, il s’agit simplement de s’abonner à ces dossiers qui seront directement accessibles via leur Dashboard.

A quels enjeux du secteur de la finance l’ECM peut-il répondre?

Aujourd’hui, tous les secteurs se doivent de voir leurs dispositifs technologiques existants, évoluer. Ainsi, il en va de même pour les professionnels de la finance.

En effet, si l’on parle de tâches comme l’ouverture de comptes bancaires, des opérations de gestion des demandes de crédit ou même de la publication des rapports financiers, ces données se doivent d’être automatisées, sécurisées et être facilement accessibles.

Automatiser ces processus permettrait aux professionnels de la finance de gagner en productivité, en sécurité et en qualité de service. En découleront la satisfaction des clients et une optimisation du travail des collaborateurs.

Cette solution d’automatisation de la gestion de contenu pourrait grandement révolutionner le secteur financier notamment si elle se retrouve couplée à l’intelligence artificielle et au machine Learning. En effet, cela pourrait donner lieu, comme évoqué ci-dessus, à de la Business Intelligence et créer des analyses prédictives sur les nouvelles tendances.

Ainsi, les établissements bancaires et financiers, en modernisant et dynamisant leurs écosystème pourront se positionner comme les acteurs les plus compétitifs de leur marché.