La gestion électronique de documents (GED) est un logiciel qui permet de nombreux services en rapport avec le tri de documents de manière numérique et automatisée.

Admettons que vous avez trop de papiers dans votre petit bureau exigu et vos armoires remplies à ras bord de classeurs, de trieurs et de piles de feuilles dans tous les sens.

Vous êtes dépassé par les évènements car vous devez trouver une facture qui date du mois dernier et vous êtes obligé de fouiller dans cet amas de papier.

Vous vous demandez comment vous allez bien pouvoir faire pour retrouver ce papier et vous priez. Vous êtes athée mais vous priez quand même, la boule au ventre et le cœur qui palpite rien qu’à l’idée de passer votre journée à la chercher. Vous passez effectivement votre journée à la chercher dans tous les coins mais impossible, elle n’y est pas.

Vous pensez : « l’aurais-je jetée ? ». Et la vous fouillez la poubelle. Les mouchoirs usagers, les chewing-gums mâchés encore humides, les trognons de pomme, vous videz tout !

Elle n’est toujours pas là. Désespéré, vous soupirez et laissez vos yeux se perdre sur votre bureau. Quand soudain vous réalisez qu’elle était là depuis le début, cette fameuse facture, à coté de votre ordinateur…

Et là vous réalisez qu’il est tant que cela change ! Et la solution est là, juste là ! Sous vos yeux, encore une fois ! L’ordinateur ! Il faut mettre tous ces papiers sur ordinateur et faire en sorte que tout soit géré automatiquement par lui ! Cela s’appelle la GED (Gestion Electronique de Documents) et c’est miraculeux.

Vos documents papiers sont scannés et numérisés, ils sont automatiquement reconnus par la GED qui va les trier et les envoyer à la bonne personne ou ranger dans le bon dossier, par exemple. Vous scannez votre facture, impayée. La GED reconnaît automatiquement qu’il s’agit d’une facture et qu’elle est impayée.

Le logiciel l’envoie instantanément à votre comptable qui peut alors vous rappeler de la payer. C’est un des avantages que procure la GED, et c’est très puissant !

En plus de ce genre de possibilité, la GED va pouvoir ajouter automatiquement des métadonnées qui vont servir à décrire ou à définir un document comme la date du document, le titre, le sujet ou encore la langue.

De telle sorte que si vous recherchez tels ou tels types de documents vous avez la possibilité de les trouver instantanément en fonction des métadonnées que la GED a ajoutées à vos documents.

Si vous êtes une banque et que vous devez garder des documents avec un délai d’expiration comme une carte d’identité, la GED va pouvoir envoyer directement au client de votre banque une demande pour qu’il vous envoie sa nouvelle carte.

La GED pourra même automatiquement supprimer la précédente une fois que la nouvelle carte aura été reçue.

Pour faire simple, la Gestion Electronique de Documents est un logiciel qui va permettre de numériser et de simplifier la Gestion de vos documents. Il va traiter, stocker ou encore diffuser des documents.

Ce logiciel est pratique car il s’installe sur mesure pour les besoins des sociétés. Il n’y a donc pas de modèle d’application commun à toutes les entreprises car elle s’installe seulement en fonction du besoin de l’entreprise en question.

Ainsi, d’une entreprise à l’autre, la Gestion Electronique de Documents peut être entièrement différente. Tout dépend du besoin de chaque entreprise. Les possibilités des logiciels de GED sont extrêmement vastes.

Les différentes Gestion Electronique de Documents que l’on peut retrouver sont M-files, NetCloud, Alfresco, Nuxeo, ou encore DocuWare…

En fait, ces logiciels, (par exemple : DocuWare), sont des Gestion Electronique de Documents. Ce qui va changer entre chaque entreprise c’est la manière dont ils vont être paramétrés pour réaliser les tâches dont chaque entreprise a besoin.

Donc 10 entreprises peuvent utiliser la même GED, comme DocuWare, mais n’auront pas du tout les mêmes utilisations car le fonctionnement de leur activité, leurs procès ne sont pas les mêmes, et donc la Gestion Electronique de Documents, qui doit parfaitement s’inscrire dans l’activité de chaque entreprise ne peut pas être la même.

Le rôle d’une agence qui propose des solutions de GED, sera de vous l‘installer, donc M-files ou une autre, et de la paramétrer en fonction de vos besoins.

L’utilisation d’une GED étant compliquée, elle va également créer une interface ou un site qui va interagir avec, afin que son utilisation soit plus agréable.

Donc plus simple et l’interface soit plus jolie que la Gestion Electronique de Documents en elle même.

La GED vous octroie plusieurs avantages :

• Optimiser les performances business et opérationnelles de votre société,
• Fluidifier vos échanges,
• Classement de vos dossiers simplifié,
• Recherche de documents rapide et simple,
• Relations optimisées avec vos clients / partenaires / collaborateurs,
• Gain de place de stockage physique.
• Maîtrise des archives, pour vous assurer de leur complétude et les mettre à jour.

Il est aujourd’hui de plus en plus courant de recourir à la Gestion Electronique de Documents pour organiser son activité, qui demande de plus en plus d’organisation et de temps.

La technologie est une fois de plus un moyen de simplifier, voir même d’améliorer la vie au travail. Mais la GED représente-t-elle un danger pour la confidentialité de certains documents importants ?

On remarque que de plus en plus d’informations fuient dans certaines sociétés et sont révélées au grand public. La Gestion Electronique de Documents joue-t-elle un rôle dans ces fuites ?