Gestion Électronique De Documents

Le traitement des documents

En 2021, les processus papier représentent un impact économique important pour les entreprises. La dématérialisation est un enjeu stratégique dans de nombreuses organisations. Le traitement des documents papiers est un rituel chronophage qui occasionne diverses problématiques organisationnelles. Selon l’étude du 8ème rapport SERDA-ARCHIMAG paru en avril 2019, voici quelques chiffres sur les conséquences du processus physique:

Impact financier

Entre 10 000 et 25 000 euros dépensés en moyenne par an et par entreprise.

Perte de temps

Entre 20 et 40% de temps passé à chercher un document.

Défauts de sécurité

62% de fuites de données.

Baisse de productivité

 Baisse de productivité de 21,3%

Choix des organisations

  • 3/4 des organisations

    Prévoient ou ont mis en place une démarche de gouvernance de l’information numérique.

  • 50% des organisations

    Attendent une maîtrise des risques ainsi qu’une préservation à long terme des documents.

Les besoins des utilisateurs

  • 58% des utilisateurs

    Se plaignent de la multiplicité des outils et d’un système d’information trop complexe.

  • 87% des utilisateurs

    ont besoin d’un point d’accès unique à l’ensemble des données.

Les besoins des entreprises

  • Priorité aux documents métier

    Retrouvez facilement les documents essentiels à votre coeur de métier.

  • 80% des entreprises

    Plébiscitent la GED dans un premier temps. En second temps arrive l’archivage électronique pour 43% des entreprises.

Vos attentes

Diminuer ses coûts liés au processus papier de l’entreprise.

Gain de temps sur la recherche de documents.

Dématérialiser l’ensemble de votre processus.

Être en phase avec les normes RGPD.

Organiser et classer l’ensemble de vos données.

Centraliser vos fichiers au sein d’un même espace.

Disposer d’une solution collaborative pour partager les documents.

BGS Associés vous propose une solution de Gestion Électronique de documents

  • Récupération de vos documents numérisés.

  • Stockage et classement des documents numérisés dans un plan de classement.

  • Harmoniser vos processus en centralisant vos documents en un seul point d’accès sécurisé.

  • Intégration à vos différents logiciels métiers tels que vos CRM et ERP.

  • Simplifier vos recherches au sein de votre système d’information.

  • Gagner en performances et en productivité.

  • Respect des normes RGPD.

Processus de la GED

Collecte

Collecte multicanale dans votre écosystème d’entreprise:

  • Mails
  • Documents papier
  • Portails factures fournisseur
  • Logiciels de gestion

Traitement

  • Reconnaissance (LAD/RAD/OCR) et extraction de données à indexer.
  • Vérification: complétude, 30 points de contrôle.
  • Classement des documents dans différents dossiers (factures, contrats, fiches de paie..).

Validation et intégration ERP

  • Workflows de validations: notifications emails, gestion des absences… jusqu’au paiement des factures.
  • Connecteurs ERP et écritures dans le logiciel comptable du suivi des activités.

Archivage sécurisé

  • Conservation des documents d’entreprise dans un système d’archivage électronique.
  • Gestion cycle de vie des documents grâce aux durées d’utilités administratives (DUA): respect des durées de conservation des factures liées à leurs normes respectives.

BGS Associés vous propose d’améliorer votre GED avec l’ECM:

Avoir une bonne GED c’est bien mais créer de la valeur avec toutes les données classées, c’est encore mieux!

Mutualiser les différentes sources d’informations de l’entreprise pour sanctuariser les connaissances et générer de la valeur en capitalisant sur l’ensemble des données déjà existantes.

Si vous perdez du temps dans votre quotidien pour :

  • Gérer le cycle de vie de l’information de sa création à son élimination ou archivage
  • Analyser et exploiter l’ensemble des données présentent dans la GED
  • Trouver les bons indicateurs de performance grâce aux reportings

Alors l’ECM est fait pour vous !

Les fonctionnalités de l’ECM

  • Traiter l’ensemble des données

    Grâce à sa vitesse d’exécution, l’ECM collecte, stock et exploite les données en temps réel.

  • Dissocier les différents formats documentaires

    Qu’il s’agisse d’un courrier, d’un contrat, d’un article, d’un PDF ou encore d’un excel, son indicateur de variété dissocie ces sources.

  • Trie et analyse des documents

    Les informations présentes sont une source de valeur. Des liens sont tissés entre les différents éléments pour  être classés correctement dans la GED selon leurs catégories.

  • Validation de la conformité des éléments

    Son indicateur de véracité s’occupe d’analyser la pertinence des données inscrites afin de déceler des erreurs potentielles.

  • Obtenir des tendances prévisionnelles

    Utilisation du logiciel “Power BI” de Microsoft ou « Data Base » qui se combine à l’ECM pour créer des analyses prédictives.

  • Création de reportings prédictifs

    Récupération de données historiques et actuelles pour dresser des modèles et schémas prédictifs en capacité d’anticiper les tendances.

  • Support aux futurs choix stratégiques

    Les reportings ne représentent pas une science exacte, cependant, les tendances prévisionnelles vous aiguillent dans vos stratégies commerciales et marketing.

  • Accessibilité des données

    Les éléments sont accessibles en interne mais aussi aux parties prenantes externes lorsqu’elles sont autorisées.

Les bénéfices de la GED et de l’ECM

Productivité

Centralisez vos documents en un point d’accès unique ! Gagnez du temps pour vos tâches à forte valeur ajoutée.

Economies

Amortissez la solution en moins d’un an. Réduisez le temps de traitement et les coûts liés à l’impression papier.

Sécurité

Limitez les risques de perte et de détérioration de vos documents ! Tout est centralisé et accessible.

Satisfaction

 Améliorez l’expérience utilisateur ! Optimisez la communication avec vos clients et boostez votre taux de recommandation.

Documents accessibles

Obtenez vos documents immédiatement via différents types de recherches: full texte, multicritères, favoris.

Travail collaboratif

Plusieurs individus peuvent travailler en même temps sur un même document.

Protection des données

Respect des normes RGPD, fiabilité, unicité, historique, horodatage et versioning des documents.

Zéro papier

Disposez d’un processus 100% dématérialisé et automatisé.

Les points forts de BGS Associés

  • Des solutions intégrées permettant de gérer la chaîne documentaire de bout en bout.

  • Un portail 100% compatible DocuWare, entièrement développé par l’équipe BGS Associés, pour une utilisation intuitive de Docuware.

  • Intégration avec votre écosystème déjà existant (ERP, CRM, mails, connecteurs Outlook…) grâce à notre panel de connecteurs.

  • Mises en place de Workflows pour automatiser les processus d’envoi de documents à d’autres membres du personnel.

  • Accès en mobilité : ordinateur, smartphone, tablette.

  • Tableaux de bord et reporting

Exemples de cas clients

Implantée dans Paris 7ème, SBP propose des services d’expertise comptable, de commissariat aux comptes et de conseils. Afin d’accompagner au mieux ses clients, SBP a fait appel à nos services pour automatiser la gestion de leur cabinet. Pour ce faire, nous avons implanté une GED dans leur écosystème d’entreprise répertoriant l’intégralité de leurs documents stratégiques (factures, reçues, documents à termes…)

Acteur de l’immobilier, Proudreed est la première foncière privée française. Attentif à ses clients, cet organisme propose des solutions innovantes, durables et efficaces. Afin de les accompagner au mieux, BGS Associés à mis en place une GED au sein de leur système. Ainsi, la gestion des factures fournisseurs, des travaux, la validation des devis, les scans des taxes foncières et les signatures électroniques sont automatisées et simplifiées. 

 

DocuWare propose des outils intelligents de gestion électronique de documents et de workflows. Tous optimisent la productivité des employés et les performances des entreprises de façon inédite. Il s’agit de la meilleure alternative pour dématérialiser, automatiser et révolutionner les processus métier. BGS Associés intervient en tant qu’expert DocuWare, sous-traitant sur les projets d’intégration, développement sur mesure et gestion d’identité (Google, Microsoft, Open ID..)