Conséquences du processus papier
Le traitement papier en entreprise engendre une baisse de productivité de 21,3% (source: IDC). La réalisation des tâches quotidiennes des salariés devient compliquée à cause de la quantité d’informations à traiter depuis des documents papier. Cela est paradoxal lorsqu’on sait que les entreprises ne cessent de vouloir gagner en productivité. Effectivement, capturer, stocker et transférer manuellement des documents demandent du temps.
Qu’est-ce qu’un Workflow?
Lorsqu’une entreprise dématérialise ses processus métiers, elle souhaite automatiser les tâches à effectuer. Par exemple, lorsqu’un promoteur immobilier reçoit une facture à payer liée aux travaux, la facture va suivre un parcours entre son arrivée au service comptable et son paiement. Tout d’abord, la facture présente dans le service comptable est numérisée puis intégrée dans une GED , ensuite, elle est envoyée automatiquement au responsable de service qui va réaliser une première validation de la facture et mettre le tampon du service. Une fois cette étape réalisée, le directeur va recevoir la facture et effectuer une seconde validation. Enfin, la facture retourne automatiquement au service comptable pour saisir l’enregistrement et payer cette dernière. Durant ce procédé automatisé, la facture est passée dans un Workflows. En d’autres termes, un Workflows représente le parcours prédéfinie d’une tâche. Dans notre exemple, lorsque le responsable de service réalise la première validation, la facture s’envoie automatiquement au directeur qui n’a pas besoin de l’envoyer par mail à la comptabilité. Qu’il s’agisse d’envoyer des bons de commande, des contrats, des dossiers en cours ou n’importe quels autres documents, des workflows sont créés en reprenant le parcour de chaque élément. Si 52 tâches doivent être réalisées automatiquement, alors, 52 workflows devront être conçues. Vous l’aurez compris, les workflows permettent à vos salariés de gagner du temps et de partager les données plus facilement au sein de votre entreprise.
Vos besoins
Vos enjeux
Vos attentes
Les solutions proposées par BGS Associés
Détermination de par qui et quand chaque étape doit être effectuée.
Association des Workflows à des points de départ spécifiques, à des tâches clés requérant ou non une décision/validation humaine, ainsi qu’une conclusion bien définit.
Définition des règles de traitement des processus métier au sein de l’entreprise et attribution des tâches.
Définition de remplaçants au cas où un employé devenait indisponible.
Les clients ont la main dessus et peuvent les modifier à tout moment.
Mise en place de points de contrôle dans la phase de traitement de l’information pour limiter les erreurs en cas d’anomalies (ex: doublons, bons de commandes non valides, mauvais numéro de fournisseur ou d’iban…).
Notre plus-value
Grâce à notre expertise dans les secteurs de l’immobilier et de l’assurance, nous possédons un panel de Workflows automatisant des tâches courantes dans divers secteurs. Ainsi, vous bénéficiez d’un délai de création et d’installation rapide.
Exemples de cas clients
La société de transports Jacky Perrenot nous a sollicitée pour la mise en place d’une solution de traitement de factures fournisseurs. Pour ce faire, nous avons utilisé Docuware qui comporte un outil de lecture et reconnaissance automatique de document (LAD/RAD) ainsi que des workflows pour le traitement des factures dématérialisées.
Proudreed est la première foncière privée française grâce à son ancrage en région et son développement long terme. Cette foncière possède un business model unique: 4 métiers en parfaite cohérence pour une vision à long terme: investir, gérer, développer et internaliser pour optimiser. Afin d’aider Proudreed au mieux dans ses activités, BGS Associés à mit en place des workflows pour automatiser le traitement des factures fournisseurs et les signatures des devis avec la signature électronique.
Airmax Groupe est un réseau national présent pour optimiser votre centrale d’air comprimé. Il assure la vente, la maintenance et le service après-vente de votre centrale d’air comprimé ainsi que les produits complémentaires. En utilisant DocuWare, BGS Associés à créer des workflows pour optimiser l’administration des ventes et le traitement des factures chorus.