Pourquoi dématérialiser vos factures fournisseurs ?

Qu’elle soit petite ou grande, l’entreprise doit gérer efficacement ses factures fournisseurs. Selon le livre blanc de Ey et Dimo Gestion paru en janvier 2014, 79% des entreprises décident de s’orienter en priorité vers la dématérialisation des factures entrantes.

Avec les évolutions technologiques, la numérisation des factures tend à devenir la norme depuis quelques années. Cependant, la facturation fournisseur n’a pas encore totalement franchi le cap de la dématérialisation. Le traitement des factures papiers peut s’avérer être un processus long et coûteux, avec des conséquences sur la santé financière de l’entreprise. La mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs est donc nécessaire pour sécuriser la gestion de la société.

La dématérialisation des factures qu’elles soient entrantes et sortantes, consiste à faire passer du support papier à un support électronique. Cela en se conformant aux règles légales et fiscales.

Au-delà d’un simple acte administratif, la dématérialisation des factures fournisseurs permet un gain important de productivité et des économies substantielles. En effet, d’après le rapport GS1 France, le coût de traitement moyen d’une facture papier pour une entreprise est compris entre 8 et 9,50€ alors que le coût d’une facture électronique est d’environ 5€. Par conséquent, 3€ minimum d’économie par facture !

Rappelons que la dématérialisation des factures ne consiste pas en le fait d’envoyer une facture par courriel. Il est question ici, d’un système de comptabilité qui permet l’automatisation de l’envoi des facteurs fournisseurs avec un module de signature électronique. Ce type d’opération est notamment possible avec un système OCR (Optimal Character Recognition) qui consiste en la reconnaissance optique de caractères.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Puis, l’ordonnance du 15 septembre 2021 définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions.

Ensuite, tel que le dispose l’article 1313-1 du Code Civil, l’écrit sous format électronique est admis comme preuve au même titre qu’un écrit sur support papier. L’article précise deux conditions :

• La personne qui a produit le document puisse être dûment identifiée
• Le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

De surcroit, la facture fournisseur sous format électronique doit comporter les mentions obligatoires que peut avoir une facture papier avec le même processus d’archivage :

• Fiscal : un archivage pour une durée de 6 ans tel que le dispose l’article L.102B du Livre des Procédures Fiscales
• Comptable : un archivage pour une durée de 10 ans tel que le dispose l’article L.123-22 du Code du Commerce.

Enfin, à partir du 1er Janvier 2024, toutes les entreprises accepteront les factures électroniques par obligation. Autrement dit, les entreprises devront être en capacité de gérer des factures fournisseurs par voie électronique. Il est donc devenu impératif pour les entreprises de passer à la dématérialisation des factures fournisseurs.

Au-delà de l’aspect practico-pratique du simple archivage physique des factures papiers, la mise en place d’une solution de dématérialisation peut répondre à un nombre considérable d’enjeux auxquels se heurtent les entreprises. En voici une liste non exhaustive :

• Limiter la charge administrative de l’ensemble des acteurs impliqués dans la société et réduire les coûts de traitement par facture.
• Réduire les tâches manuelles et répétitives des fonctions comptables pour se concentrer sur leur cœur de métier
• Anticiper l’obligation légale de la facture électronique attendue en juillet 2024
• Pouvoir dématérialiser l’ensemble des documents de factures et disposer d’un archivage performant et conforme aux obligations légales
• Optimiser les délais de règlement fournisseurs
• Disposer d’un portail fournisseur pour la mise à disposition d’information simplifiant la communication
• Gagner en agilité pour faciliter l’intégration de nouvelles filiales sur la base d’un modèle commun (processus, règles de gestion et indicateurs de pilotage)

Saviez-vous que le taux moyen de traitement manuel d’une facture fournisseur est de 14 jours ? Alors imaginez le nombre d’erreurs et de retards qui peuvent s’accumuler dans un tel délai.

En mettant en place un système de dématérialisation des factures fournisseurs, le temps de traitement d’une facture est réduit par 5. Autrement dit, la facture qui prenait 14 jours à être traitée par un employé, prend moins de 3 jours dans un système muni d’un OCR facture fournisseur.

Alors que la facture est un document essentiel à toute transaction, bien qu’elle soit longue à être traitée, elle coûte également chère. Elle alourdit de manière considérable la durée des processus de traitement comme dit précédemment. Ainsi, la facture dématérialisée permet de répondre à de nombreux enjeux de grands groupes mais également de TPE et de PME.

Enfin, voici quelques chiffres qui montrent les avantages qu’apporte la dématérialisation :

• Baisse des coûts : 10,90€ d’économies par facture
• Plus rapide : Réduction de 46% du cycle de traitement des factures
• Plus efficace : Réduction de 12% du nombre de retards de paiement

(Source: Billentis et Aberdeen Group)