Une Workplace pour automatiser les tâches administratives du service RH

Les services des Ressources Humaines ont connu de nombreuses évolutions en l’espace de quelques années. Leur rôle est devenu bien plus stratégique pour l’ensemble de l’entreprise qu’avant. Cette évolution n’est pas seulement liée au recrutement du personnel, sa rémunération ou son suivi. En effet, la digitalisation a justement permis à l’ensemble de la fonction de pouvoir s’organiser de manière plus performante concernant la stratégie d’entreprise.

Rappelons par ailleurs, ce en quoi consiste réellement la digitalisation des ressources humaines : c’est rassembler l’ensemble des procédés et aspects RH pour les numériser au sein d’une même plateforme.

Évidemment se cantonner à cette simple définition est bien trop réducteur. C’est un premier temps, nous allons voir ensemble les nombreux enjeux auxquels se heurtent les services RH au quotidien. Dans un second temps, nous analyserons la nécessité d’une Workplace.

Lorsqu’on parle de la digitalisation des ressources humaines, notre pensée se réfère à la dématérialisation des fiches de paie ou contrats des salariés. Mais cela va bien au-delà la simple diminution des volumes de papiers distribués et stockés au sein d’un plateforme.

On peut parler de 4 enjeux majeurs pour les entreprises :

Le développement de l’e-reputation dans le cadre d’une démarche RSE

Avec la dématérialisation, il sera possible de diminuer de manière significative les impressions papiers et les divers échanges administratifs.

Une amélioration des processus

On ne vous apprend plus rien, la dématérialisation des processus RH permettra d’en améliorer leur gestion et leur fiabilité. Ainsi, les risques et les erreurs liés aux processus de recrutement, de formation et de gestion administratif seront diminués.

Le gain de productivité

Selon le 4ème baromètre mené par les Éditions Tissot, 82% des salariés RH se sentent épuisés et 71% se sentent dans un sentiment d’isolement et de frustration. Ces quelques chiffres mettent en exergue une diminution de la productivité. En automatisant les tâches chronophages, les ressources humaines pourront se focaliser sur des questions comme la gestion des talents, le recrutement, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et même la fidélisation des employés.

L’amélioration de la qualité de vie au travail

La mise en place d’une plateforme digitale pour le service RH permettra d’améliorer le bien-être au travail. Cela passe non seulement par la facilitation de l’accès aux informations, l’amélioration de la communication entre les services, mais encore la diminution des traitements de réponses des demandes.

Il est indéniable qu’aujourd’hui, les outils digitaux gagnent du terrain, cela avec 83% d’utilisateurs. A côté, 22% des répondants seulement disposent d’un SIRH complet.

Pourtant les professionnels RH considèrent comme essentiels à leurs fonctions :

• Les applications de paie à 86%
• La gestion des absences à 80%
• Le stockage des informations liées aux salariés à 70%
• La génération de documents et formalités à 63%
• …

Enfin, 91% sont favorables à la dématérialisation des documents administratifs (contrat, bulletins de paie…etc), cela pour un meilleur accès au télétravail.

Par conséquent, il serait bon de mettre en place au sein des entreprises, une Digital Workplace. Rappelons cependant qu’il n’y a pas lieu de confondre avec un intranet qui représente un réseau informatique interne à l’entreprise.

La Digital Workplace va englober les fonctions de l’intranet et va offrir un environnement de travail tout-en-un. Cela va favoriser la communication et le travail collaboratif entre l’ensemble des employés, les différents services et voire même les différents sites d’une même entreprise. Ainsi nous pouvons observer de nombreux bénéfices de la Digital Workplace pour votre entreprise :

• Un meilleur partage des informations
• Un décroisement des projets
• Une plus grande agilité et une meilleure productivité
• Une meilleure collaboration des équipes dispersées.

Une étude de Mitel et Opinion Way réalisée en partenariat avec Orange Business Services a mis en avant que la Direction Générale et les collaborateurs se sont accordés à penser que le gain d’efficacité est le premier bénéfice :

• Pour 81% des directeurs généraux
• Pour 79% des collaborateurs (qui y associent la notion de gain de temps)

Espace de travail tout-en-un, la Digital Workplace est la solution aboutie d’aujourd’hui et de demain pour rendre vos salariés plus efficaces et productifs, quel que soit l’endroit où ils travaillent. Elle fait partie d’une des technologies qui vont permettre à vos équipes RH de vivre une expérience de travail optimale et va venir répondre à tous les enjeux qui se posent de nos jours.