Automatiser et centraliser vos factures fournisseurs
Le traitement des factures en entreprise et un processus long et fastidieux:
- Centraliser les factures fournisseurs au sein d’un même espace.
- Dissocier les frais généraux et les coûts liés aux opérations.
- Attendre la validation des autres services.
- Archiver dans des dossiers les factures.
L’ensemble de ce processus peut-être homogénéisé et optimisé. Effectivement, chacunes de ces étapes nécessite de la main d’oeuvre et représente une perte de gains pour l’entreprise. Alors, optimiser et automatiser l’ensemble du processus du traitement des factures fournisseurs?
Vos besoins
Mettre en place un portail de factures fournisseur
- Libérer des espaces de stockage papier.
- Dématérialisez l’ensemble du processus.
Centraliser la réceptions des factures
- Mettre en place des circuits de validations.
- Traitement des factures accéléré et automatisé.
- Connecter vos outils métier.
Conformité RGPD sur vos documents
- Depuis le 25 mai 2018, les entreprises doivent être en conformité avec le règlement général de la protection des données. Cela implique de respecter des normes lors de mises en place de processus.
Vos enjeux
Vos attentes
Avoir une réception centralisée des factures.
Disposer d’un système ayant la capacité de reconnaître les expéditeurs, détacher les pièces jointes et les injecter dans un outil de reconnaissance sans aucune intervention humaine.
Posséder une solution qui facilite l’indexation et l’intégration des factures dans le système.
Intégrer dans le processus automatisé une étape de contrôle qui analyse la conformité des factures pour respecter les mentions légales.
Envoyer automatiquement les factures au valideur final lorsque les étapes précédentes du processus ont été effectuées.
Avoir une solution de reconnaissance et de lecture automatique en capacité d’identifier certains éléments présent sur la facture.
Transmettre les documents validés au service comptable.
Solution connectée avec les différents outils métier de l’entreprise.
BGS Associés vous propose une solution de Gestion Électronique de documents
Une gestion électronique de document (réception centralisé de documents, Reconnaissance, Indexation et Contrôle des factures).
Workflows pour automatiser le parcours des factures dans le processus.
Mise en place de connecteurs avec vos outils métier afin de s’intégrer dans l’écosystème de l’entreprise (ERP, CRM…).
Gestion de la confidentialité et sécurité des documents (conformité RGPD).
Interface intuitive qui simplifie l’utilisation de l’outils pour vos équipes (portails de traitement des factures fournisseurs.
Les points forts de BGS Associés:
Tandis que la plupart des acteurs du marché vous propose uniquement une GED (Gestion Electronique De Documents), BGS Associés vous propose une GED habillée d’un portail pour faciliter son utilisation ainsi qu’un panel de connecteurs pour lier vos outils métiers. De plus, notre expertise fait que nous possédons déjà un nombre important de processus déjà implantés chez vos confrères. Par conséquent, l’intégration de notre solution est rapide.
- Taux de clics
- Réutilisation de vos applications actuelles
- Centralisation de la réception
- Personnalisation de l’interface
- Multi-accès
- LAD RAD
- Automatisation du parcours de la facture fournisseur
Exemples de cas clients
La société de transports Jacky Perrenot nous a sollicitée pour la mise en place d’une solution de traitement de factures fournisseurs. Pour ce faire, nous avons utilisé Docuware qui comporte un outil de lecture et reconnaissance automatique de document (LAD/RAD) ainsi que tous les outils de traitement et d’échange autour des factures dématérialisées.
Situé au coeur du 8ème arrondissement de Paris, Maurice Roland-Gosselin est une société indépendante et familiale qui exerce depuis 1830 son métier de gestionnaire immobilier. Leurs prestations sont adaptées aux exigences de chaque type de clientèle : particuliers, sociétés, SCI, congrégations.. Afin d’aider au mieux cet acteur de l’immobilier, BGS Associés dématérialise et automatise leur traitement de factures fournisseurs.
DocuWare propose des outils intelligents de gestion électronique de documents et de workflows. Tous optimisent la productivité des employés et les performances des entreprises de façon inédite. Il s’agit de la meilleure alternative pour dématérialiser, automatiser et révolutionner les processus métier. BGS Associés intervient en tant qu’expert DocuWare, sous-traitant sur les projets d’intégration, développement sur mesure et gestion d’identité (Google, Microsoft, Open ID..)