L’univers DocuWare

Les enjeux des entreprises

Depuis le début des années 2000, les dirigeants d’entreprises mettent au coeur de leurs priorités l’optimisation des processus pour réduire les coûts et optimiser la qualité.  Pour ce faire, ces derniers cherchent constamment à améliorer leur rentabilité. Les processus documentaires physique nuisent sérieusement à l’efficacité comme à la productivité. Selon une étude mondiale réalisée par IDC, les problèmes de gestion des documents papier représentent une perte de 21 % de la productivité organisationnelle.

La transformation digitale est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Vecteur de croissance et axe stratégique de développement, l’intégration de solutions innovantes  permet d’accroître l’intensité concurrentielle.

Afin de vous accompagner au mieux dans votre trajectoire numérique et fonder un socle propice au bon développement de vos projets informatiques, BGS Associés vous présentent DocuWare. Cette solution est utilisée au quotidien pour s’intégrer chez vous et au sein de votre système d’information grâce à de nombreux connecteurs.. Allant de la reprise de fonds documentaire à la mise en place d’une solution de GED, en passant par la dématérialisation des processus métiers, découvrez l’univers DocuWare.

Les avantages d’une entreprise numérique

  • Gain de place

    Imaginez votre bureau avec moins d’imprimantes, moins de recherches de documents et des étagères sans papier.

  • Workflows simplifiés

    Automatisez l’acheminement et le partager des documents entre plusieurs services et systèmes.

  • Agilité améliorée

    Restez compétitif face à la concurrence.

  • Réduction des risques

    La personnalisation des accès et de la sécurité des données numériques facilite le respect des normes en vigueur et réduit  les risques liés aux documents manquants, amendes ou pertes de revenus.

  • Entreprise étendue

    Collaborez en toute sécurité avec l’ensemble de vos partenaires.

  • Meilleures relations clients

    Une recherche rapide permet d’accéder aux données en quelques secondes seulement.

  • Visibilité accrue

    Offrez à vos équipes plus de transparences pour faciliter la prise de décision.

  • Impact environnemental positif

    Réduisez vos impacts carbones en dimininuant vos impressions papiers, l’expédition et le stockage de documents.

  • Télétravail simplifié

    Facilitez la mise en place du télétravail en accédant depuis votre ordinateur à des informations qui vous sont nécessaires sans avoir besoin de chercher des dossiers dans les archives.

  • Points de contrôles

    22 points de contrôle présent dans le traitement des données pour éviter les erreurs.

DocuWare vous propose 6 étapes pour votre projet de dématérialisation

Capture

Capturer intelligemment des informations provenant de sources variées (E-mails, courriers, documents papiers…) afin de pouvoir les retrouver au sein de futurs processus métier. Il est même possible d’automatiser le scan de documents et l’indexation de leurs données.

Enregistrement

Automatisez la saisie et le classement des documents.

Workflow

Processus prédéfinis pour l’acheminement, la révision et l’approbation de documents. L’automatisation permet de partager des informations avec tout membre de votre équipe.

Sécurité

Une fois les informations acheminées, elles doivent être archivées pour être aisément trouvables et contrôlables.

Écriture comptable dans votre ERP

Saisie automatique des écritures comptables dans votre ERP.

Archivage et récupération

Une fois les informations acheminées, elles doivent être archivées pour être aisément trouvables et contrôlables.

Les phases de lancement de votre projet

Échange avec l’équipe

Avant de réaliser toute conduite de changement, il est impératif d’échanger avec l’ensemble de l’équipe afin que la décision de mutation numérique soit acceptée par l’ensemble du groupe.

Audit de votre écosystème d’entreprise

Posez-vous des questions telles que:

  • Quel est l’élément déclencheur du processus (e-mail, formulaire électronique, formulaire papier, appel téléphonique, lettre, etc…) ?
  • Comment les informations sont-elles capturées ?
  • Où les informations sont-elles stockées ?

Conception de la solution

Mettez en place une solution numérique répondant aux préoccupations de la direction. Cette phase permet de déterminer les composants logiciels et les fonctionnalités nécessaires.

Sensibilisation de l’équipe

Assurez-vous que la vision de l’équipe correspond à celle des chefs de service et utilisateurs finaux.

Déploiement de votre solution d’intégration

Réalisation de test, résolution de problèmes techniques, mise en situation de l’outil en mettant des exemples de tâches à effectuer.

Formation

Cette étape peut varier entre quelques heures et un ou deux jours. Cette étape est primordiale pour intégrer la solution dans les habitudes de travail.

À propos de DocuWare

DocuWare est l’un des principaux fournisseurs de solutions de gestion de documents. 90 pays sont déjà équipés de solutions DocuWare en 16 langues différentes afin de satisfaire les besoins de  12 000 clients dispersés dans le monde entier. La société, créée en 1988, est basée à Germering, près de Munich, en Allemagne, et à New Windsor, dans l’État de New York, avec des filiales au Royaume-Uni, en Espagne et en France.