La dématérialisation au service des processus RH

En 2014, Erik Sabatier, directeur du développement France chez Meta4 a dit « La dématérialisation des dossiers et des documents RH est inéluctable et nous paraîtra dans quelques années comme une évidence ». Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se lancent dans la dématérialisation des processus RH. Ce service est non seulement l’un des pôles moteur d’une entreprise mais peut également en être l’un des plus gros consommateurs de papier. Il en découle que le traitement papier représente un processus long et coûteux. En effet, selon l’étude du 8^ème rapport SERDA-ARCHIMAG publié en avril 2019, les entreprises dépensent en moyenne entre 10 000€ et 25 000€ par an pour sa gestion de documents papiers.

Lors de nos articles précédents, nous avons toujours mis en exergue la transformation digitale. Ce levier, essentiel pour les entreprises, accroit la compétitivité et améliore la marque employeur. Ici, il y a un véritable enjeu à transformer le service des ressources humaines. Ce serait notamment d’optimiser les processus et d’en faire profiter aux salariés.

Depuis 2009 et selon le Code du Travail, les entreprises sont autorisées à remettre les fiches de paies et contrats aux employés par voie électronique. C’est avec la loi Travail El Khomri de 2016 que la remise des bulletins de paie électronique est normalisée.

De plus, la loi exige que dans le cadre de la dématérialisation des processus et des documents :

• Un strict respect de l’horodatage des bulletins de salaire
• Une signature électronique certifiée de toutes les parties du contrat
• La conservation du contrat dans un coffre-fort lié au CPA accessible au salarié.

Ainsi tel que le dispose l’article L.1237-5 : « L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis en électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à l’âge de 69 ans +6 ans. »

Enfin, depuis le 1er Janvier 2020, la loi Finances impose la facturation (qui peut également incomber aux services RH) dématérialisée à toutes les entreprises.

La dématérialisation consiste, rappelons-le, à fluidifier et simplifier les processus administratifs et la gestion documentaire liés à l’activité des Ressources Humaines. Ajoutons qu’il y a deux approches quant à cette solution :

• La dématérialisation des processus : Il s’agit de digitaliser le traitement, la gestion de l’ensemble des tâches et d’échanges entre les différentes parties prenantes avec la mise en place d’une plateforme collaborative et de workflows. Par exemple : alertes concernant un dossier incomplet, notification en cas de modifications d’un dossier, rappels des fins de contrat…etc.
• La dématérialisation des documents : Il s’agit ici de la gestion électronique des documents des salariés de l’entreprise. Il peut s’agir des contrats de travail, des bulletins de salaire, demandes et validation des congés…etc.

Les processus RH à dématérialiser :

• La gestion numérique des dossiers collaborateurs : Cela permet de centraliser toutes les informations concernant les collaborateurs mais également de pouvoir les consulter et les partager parmi les équipes RH : pièce d’identité, contrats de travail, informations d’entretiens…etc.
• La signature électronique des documents : Que cela soit pour des contrats liés à l’onboarding ou à l’offboarding des salariés de l’entreprise, les documents pourront être signés de manière électronique : promesse d’embauche, contrat de travail, accord de confidentialité, règlement de l’entreprise, attestation, certificat, renouvellement…ect.
• L’accès des documents électroniques aux salariés : Via la mise en place d’une plateforme dédiée aux processus RH, il sera possible pour le service d’envoyer et de rendre disponible aux salariés les documents récurrents : bulletins de paie, relevés d’heures, notifications ou avertissements…etc.

Autrement dit, il s’agirait de mettre en place un coffre-fort numérique pour les salariés. En effet, Les documents numériques y seront archivés de manière sécurisée. Les documents RH pourront être consultable par les salariés via des accès qui leurs sont propres.

Au final, pour éviter ces pertes financières et de productivité avec des processus trop long et coûteux, la dématérialisation des processus RH est nécessaire pour l’entreprise. L’utilisation d’une telle solution permettrait :

• Un accès sécurisé aux données
• Une gestion optimisée des recrutements
• Une gestion des dossiers simplifiée
• L’onboarding et l’offboarding rapide des employés.