Loi ALUR: un extranet de copropriété

Une copropriété doit avoir un syndic pour administrer et gérer ses finances. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon tété d’usage et de jouissance de toutes les parties communes de l’immeuble et de ses équipements. Que cela soit pour la gestion administrative ou financière, il est parfois possible que les document s’accumulent et que les parties prenantes n’y ai pas accès. Ainsi, il est plus que nécessaire qu’un extranet soit mis en place.

Depuis le 1er Janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de respecter une liste minimale de documents à mettre à disposition des copropriétaires via un extranet sécurisé. Cela permettra notamment aux copropriétaires y ayant accès de consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer tels que des contrats ou des procès-verbaux

A côté, le décret du 23 mai 2019, en application de la Loi ELAN du 23 novembre 2018 est venu préciser la liste minimale des documents dématérialisés, tout en maintenant le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

Rappelons que la Loi ELAN, réforme du droit de copropriété a deux objectifs:

• Faciliter la compréhension de textes complexes
• Favoriser la prise de décision en Assemblée Générale, notamment sur la rénovation et l’amélioration énergétique des immeubles.

Actuellement, dans un soucis de transparence, la mise en place d’un extranet est devenue une obligation pour les syndics de copropriété.

Tout d’abord, un extranet désigne un réseau de télécommunication dont le but principal est de rendre les échanges à distance plus faciles entre deux ou plusieurs parties.

Ce réseau a été imaginé pour permettre les échanges d’informations entre une entreprise et des collaborateurs. Cet outil permet d’accéder au réseau interne de l’entreprise peu importe la position géographique.

L’accès à un extranet est sécurisé et requiert une authentification de la part du partenaire afin qu’il soit autorisé à consulter les informations du réseau. Tous les identifiants qui y sont autorisés sont conservés dans un fichier de sécurité contenant toutes les données nécessaires:

• Identifiants
• Adresses IP
• Mots de passe
• Clés logiques

Enfin, on distingue 3 espaces différentes dans un extranet immobilier:

• Locataires: permet de bénéficier d’un espace privé dédié à la consultation de document, se connecter à ses données depuis internet sur un site sécurisé au moyen d’identifiants personnalisés, avoir une messagerie intégrée, avoir une gestion simplifiée (facilitation à l’accès aux données)
• Propriétaires: permet de disposer d’une gestion locative en ligne pour accéder aux suivis financiers, aux indicateurs locatifs, aux documents et permanents de l’immeuble. Permet également d’effacer tous les problèmes liés à la comptabilité des systèmes d’exploitation, de travailler depuis n’importe quel poste relié à internet n’importe quand et de mettre en avant une méthode de travail plus connectée et innovante.
• Copropriétaires: permet d’avoir un accès facilité aux données, de gagner en efficacité au quotidien et proposer un service plus qualitatif à ses copropriétés, de disposer d’un outil de communication en temps réel et de partager des informations en toute transparence au syndic. 

Jusqu’alors, la loi ALUR ne précisait pas le contenu devant être disponible dans l’extranet. Comme de nombreux syndics n’étaient pas transparents, un nouveau décret a été signé pour définir ce point. C’est pourquoi la le décret du 23 mai 2019 en application de la Loi ELAN du 23 novembre 2018 a été mis en place. 

Désormais, voici les documents disponibles aux copropriétaires:

• Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés lui apportant des modifications ainsi que les fiches synthétiques réalisées par le syndic
• Le carnet d’entretien de l’immeuble, ainsi que les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité 
• Les contrat d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires ainsi que les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité
• L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat.
• Les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales incluant les devis de travaux acceptés.
• Les contrat de syndic en cours.

Grâce à la mise en place d’un extranet de copropriété, d’autres documents destinés au conseil syndical ou au copropriétaire individuel sont également consultables. De ce fait, en plus de jouer un jeu de la dématérialisation, le syndic s’impose une obligation de transparence avec toutes les parties prenantes de copropriété.

Alors que nous avions vu que le système juridique avait du mal à se digitaliser, la mise en place d’une loi imposant un extranet pour les copropriétaires est certainement une grande avancée. 

Cependant l’entrée en vigueur de la loi ALUR ne s’est pas faite sans un nouveau décret, celui du 2 juillet 2020 (n°2020-834) qui a notamment modifié les règles concernant le contrat du syndic de copropriété, le mandat du conseil syndical. 

Depuis l’épidémie de COVID-19, le gouvernement autorise les syndics de copropriété à organiser leurs assemblées générales à distance, puis à voter par correspondance. Les décisions peuvent ainsi se prendre à travers des visioconférences ou d’autres moyens de communication permettant leur identification.